Як передати облік новому бухгалтеру без втрат
Зміна бухгалтера — це закрити сім позицій: реєстраційні дані, первинні документи за 1095 днів, облік доходів, звітність поточного року, договори, банківські виписки й доступи. У практиці ОРДІС я приймаю облік саме за цим переліком і звіряю кожну позицію документом, а не зі слів.
Чому перелік починається з документів, а не з доступів
Обовʼязок вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів лежить на платникові податків — пункт 44.1 Податкового кодексу. Обовʼязок забезпечити зберігання цих документів протягом установлених строків названий там само, у пункті 44.3. Обидва обовʼязки адресовані платникові, а не тому, хто фактично тримає теку: зміна бухгалтера їх не переносить.
Наслідок практичний. Незабезпечення зберігання первинних документів протягом строків статті 44 тягне штраф 1 020 гривень, а те саме порушення повторно протягом року — 2 040 гривень (пункт 121.1). Адресат штрафу — підприємець. Тому передача починається не з паролів, а з питання, чи документи є і за які періоди.
Сім позицій передачі
| Позиція | Що входить | Чим звіряється |
|---|---|---|
| Реєстраційні дані | РНОКПП, відомості з ЄДР, витяг з реєстру платників єдиного податку | витяг видають безоплатно, строк — один робочий день (пункт 299.9) |
| Первинні документи | накладні, акти, чеки, платіжні документи за строк зберігання | підпункт 44.3.3 — 1095 днів, і строк лічиться з дня подання звітності |
| Облік доходів | довільна форма з помісячним відображенням доходу або типова форма | пункт 296.1; типову форму затверджує наказ № 261 |
| Звітність поточного року | подані декларації і квитанції про їх прийняття | у Електронному кабінеті видно кожну прийняту форму |
| Договори | договори з контрагентами, додатки, специфікації | предмет договору визначає, який документ виписується |
| Банківські виписки | рух за поточним рахунком за весь період обслуговування | сума доходу з виписок звіряється з поданою декларацією |
| Доступи | Електронний кабінет і ПРРО, якщо він застосовується | доступ оформлюється представництвом, а не передачею ключа |
Ключ не передають — оформлюють представництво
Стаття 12 частина 2 Закону № 2155-VIII зобовʼязує користувача електронних довірчих послуг забезпечувати конфіденційність та неможливість доступу інших осіб до особистого ключа. Віддати бухгалтеру носій з кваліфікованим електронним підписом — це дія проти цієї норми, і робиться вона зазвичай не з розрахунку, а тому, що ніхто не сказав про інший шлях.
Інший шлях є. Пункт 19.2 Податкового кодексу визнає представниками платника осіб, які ведуть справи, повʼязані зі сплатою податків, на підставі закону або довіреності; довіреність, видана фізичною особою, має бути засвідчена відповідно до законодавства. Бухгалтер підписує звітність власним підписом як представник, а ключ підприємця лишається в підприємця.
Якщо документів немає або вони втрачені
Пункт 44.5 описує порядок для втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, і всі три строки в ньому короткі:
- пʼятиденний строк з дня події — письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку, додавши документи, що підтверджують подію;
- 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення, — відновити втрачені документи;
- строки перевірки переносяться до дати відновлення документів, але не більше ніж на 120 днів.
Якщо документи не відновлено або втрачено повторно після використання права на відновлення, вважається, що на час складення звітності їх не було. Той самий наслідок настає за пунктом 44.6, коли документи не надано посадовим особам до закінчення перевірки.
Порядок, у якому приймаю облік
- Перелік: що є, за які періоди, у паперовому чи електронному вигляді.
- Сальдо: розрахунки з бюджетом за даними Електронного кабінету звіряються з тим, що показує облік.
- Дохід: сума за банківськими виписками звіряється з сумами поданих декларацій за ті самі періоди.
- Прогалини: періоди без документів виписуються окремим списком з датами й сумами.
- Акт приймання: перелік і дата, підписані обома сторонами.
Перші чотири кроки дають відповідь на єдине питання, яке має значення при зміні бухгалтера: чи збігається те, що подано державі, з тим, що підтверджено документами. Розбіжність, знайдена на цьому кроці, коштує рівно стільки, скільки коштує її виправити, а знайдена під час перевірки — ще й штрафу за статтею 121.
Що далі
Стан обліку до початку обслуговування показує перевірка роботи попереднього бухгалтера — 2 400 ₴. Сам вхід на обслуговування — постановка обліку, 1 200 ₴.
Перелік того, що збирається на старті, розібраний на сторінці які документи потрібні бухгалтеру. Строки зберігання за кожним видом документів — на сторінці первинні документи ФОП. Який документ виписують на товар, а який на роботу, — на сторінці видаткова накладна чи акт. Крок, який роблять самостійно й до підписання договору, розібраний окремо: стан розрахунків з бюджетом перед зміною бухгалтера.
Джерела
- Податковий кодекс України: пункт 44.1 (облік на підставі первинних документів), підпункт 44.3.3 (1095 днів), пункт 44.5 (пʼятиденний строк повідомлення, 90 днів на відновлення, перенесення перевірки до 120 днів), пункт 44.6, пункт 121.1 (штраф 1 020 і 2 040 гривень), пункт 19.2 (представник за довіреністю), пункт 296.1 (форма обліку доходів), пункт 299.9 (витяг з реєстру платників єдиного податку за один робочий день) — zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17
- Закон № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», стаття 12 частина 2: користувач зобовʼязаний забезпечувати неможливість доступу інших осіб до особистого ключа — zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19
- наказ Міністерства фінансів від 13.05.2021 № 261: типова форма обліку доходів і витрат самозайнятих осіб і Порядок її ведення — zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0865-21