Стан розрахунків з бюджетом перед зміною бухгалтера: що дивитись у кабінеті

Перелік того, що забирають у попереднього бухгалтера, порядок приймання і те, чому ключ не передають, розібрані окремо — як передати облік новому бухгалтеру. Ця стаття про один крок того переліку: той, який роблять самостійно й до підписання договору.

Що дивитись в Електронному кабінеті

Стан розрахунків з бюджетом видно в Електронному кабінеті платника. Дивитися треба не одну цифру, а окремо кожен податок і єдиний внесок: борг за одним платежем може співіснувати з переплатою за іншим, і сальдо це приховає.

Перевірити варто три речі. Перше — чи всі декларації за останній рік мають статус прийнятих. Друге — чи немає нарахованих штрафів. Третє — чи збігається сума сплаченого єдиного внеску з кількістю кварталів.

Чому це варто перевіряти саме зараз

Санкції за пропущені строки нараховуються автоматично і не залежать від того, хто саме допустив пропуск. За неподання або несвоєчасне подання декларації передбачено 340 грн за кожен випадок, а за повторне порушення протягом року — 1 020 грн; це пункт 120.1 Податкового кодексу. За затримку сплати узгодженого зобовʼязання до 30 календарних днів включно — 5 % погашеної суми боргу, понад 30 днів — 10 %; це пункт 124.1 того самого кодексу. За несплату або несвоєчасну сплату єдиного внеску — 20 % несплачених сум і пеня 0,1 % за кожен день прострочення; це стаття 25 Закону № 2464-VI.

Тому перевірка робиться до підписання договору з новим бухгалтером, а не після. Успадкований борг залишається боргом підприємця.

Порядок дій за датами

• Передавати облік логічно з першого числа місяця, а по єдиному податку 3 групи — з першого числа кварталу. Розірваний посередині місяць створює зону, за яку формально не відповідає ніхто.
• Попередній бухгалтер закриває свій останній період повністю: подає звітність, за яку відповідає, і передає квитанції.
• Новий бухгалтер приймає документи за актом. Перелік того, що передано, фіксується письмово — саме він потім показує, чого не вистачає.
• Робота з наступного періоду починається після того, як стан розрахунків звірено.

Коли повертають документи і що каже про це договір

Питання «а чи віддадуть мені папери» вирішується не домовленістю на словах, а двома пунктами договору, і прочитати їх можна до підписання. У договорі практики ОРДІС це пункти 15.3 і 15.4.

Пункт 15.3 дає кожній стороні право розірвати договір, письмово повідомивши іншу сторону за 30 календарних днів, у порядку статті 907 Цивільного кодексу України. Причину пояснювати не потрібно, і згода другої сторони не потрібна теж.

Пункт 15.4 називає строк і форму повернення: протягом 10 робочих днів після припинення договору виконавець передає замовнику первинні документи, облікові регістри та подану звітність за актом приймання-передачі справ. Передання здійснюється після проведення повного розрахунку за договором.

Друге речення пункту 15.4 замовчувати не можна, і саме на ньому спотикаються при розставанні. Десять робочих днів рахуються від припинення договору, а сама передача відбувається після того, як розрахунок за договором закритий: непогашений рахунок відсуває не строк, а саму передачу. Тому рахунок за останній місяць закривають до того, як просити справи.

Акт приймання-передачі справ тут не формальність: саме він показує, що передано, — а отже, і чого в переданому немає. Повні тексти обох пунктів — у договорі.

Скільки це коштує

Прийняття обліку від попереднього бухгалтера — це постановка обліку, 1 200 ₴. Якщо потрібно перевірити, що саме було подано і чи правильно, це окрема робота: перевірка роботи попереднього бухгалтера, 2 400 ₴. Якщо документи або звітність за минулі періоди відсутні і облік доводиться відновлювати, це 3 000 ₴ за кожен рік.

Розмова про умови і розрахунок вартості не оплачуються. Оплачується робота з документами, тому що це і є робота.

Чого не варто робити

Не варто змінювати бухгалтера в останній тиждень перед граничним строком подання звітності. Приймання документів, звірка і налаштування доступів займають час, а строк подання не зупиняється. Спокійний момент для передачі — початок місяця, у якому немає квартальної звітності.