Які первинні документи зберігає ФОП і скільки років
ФОП зберігає первинні документи не менше 1095 днів — це підпункт 44.3.3 Податкового кодексу, а не 1825 днів із підпункту 44.3.2: той підпункт перелічує юридичних осіб. У практиці ОРДІС я лічу строк від дня подання звітності, а не від дати документа, — і різниця тут буває в цілий рік.
Три строки статті 44 і чий з них який
| Документи | Строк | Норма |
|---|---|---|
| Первинні документи ФОП, облік доходів, декларації, договори | 1095 днів | підпункт 44.3.3 |
| Первинні документи юридичних осіб, зокрема на спрощеній системі | 1825 днів | підпункт 44.3.2 |
| Документи для податкового контролю за статтями 39 і 39-2 та пунктом 141.4 | 2555 днів | підпункт 44.3.1 |
| Документи щодо іншого законодавства, включно з дозвільними | 1095 днів | підпункт 44.3.4 |
Підпункт 44.3.2 Податкового кодексу називає осіб за пунктом 133.1, підпунктом 133.2.2 та пунктом 133.4 статті 133, а також юридичних осіб, які обрали спрощену систему оподаткування. Підприємець серед них не названий, тому до нього застосовується підпункт 44.3.3 — 1095 днів. Той самий поділ видно і в Законі № 996-XIV: за статтею 2 частиною 1 він поширюється на юридичних осіб, філії та представництва, і ФОП у сферу його дії не входить.
Звідки лічити 1095 днів
Початок відліку задає абзац, розміщений у підпункті 44.3.4. Діє він на строки всього пункту 44.3, а не лише на строк свого підпункту, бо називає їх «визначені цим пунктом». Саме тут найчастіше помиляються:
- з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої документ використано;
- у разі неподання звітності — з граничного строку її подання;
- для документів щодо іншого законодавства — з дня здійснення господарської операції, а для дозвільних документів — з дня завершення строку їх дії.
Приклад різниці. Накладна від 10 січня 2026 року входить у декларацію за перший квартал, яка подається у травні 2026 року. Строк зберігання починається у травні 2026 року, а не в січні, і закінчується у 2029 році. Хто лічив від дати накладної, знищить її на чотири місяці раніше, ніж дозволено.
Строки продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках пункту 102.3.
Коли строк стає довшим за 1095 днів
- Документи, повʼязані з предметом перевірки, адміністративним оскарженням податкового повідомлення-рішення або судовим розглядом, зберігаються до закінчення перевірки і передбаченого законом строку оскарження або до вирішення справи судом — але не менше строків пункту 44.3 (пункт 44.4).
- У разі ліквідації платника податків документи за період не менш як 1825 днів, що передували даті ліквідації, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву — абзац третій підпункту 44.3.4, як його називає зауваження законодавця в тексті кодексу; за власним текстом цей абзац діє на строки всього пункту 44.3, а не лише на 1095 днів свого підпункту. Для документів податкового контролю за статтями 39 і 39-2 та пунктом 141.4 у тому ж абзаці стоїть 2555 днів. Тобто закриття ФОП не скорочує строк, а видовжує його.
Які документи входять у перелік
- виписки за поточним рахунком і платіжні інструкції;
- видаткові накладні на товар і акти на роботи та послуги — що саме виписується;
- фіскальні чеки ПРРО;
- облік доходів у довільній формі за пунктом 296.1 або типова форма за наказом Міністерства фінансів № 261;
- подані декларації і квитанції про їх прийняття;
- договори з контрагентами, додатки й специфікації;
- документи про походження товару — для загальної системи це вимога пункту 177.10.
Що настає, якщо документів немає
Незабезпечення зберігання первинних документів протягом строків статті 44 або ненадання їх контролюючому органу під час податкового контролю тягне штраф 1 020 гривень, а те саме порушення повторно протягом року — 2 040 гривень (пункт 121.1).
Окремо працює пункт 44.6: документи, не надані посадовим особам до закінчення перевірки, вважаються відсутніми на час складення звітності — незалежно від причин ненадання, крім вилучення правоохоронними органами. Пункт 44.7 додає межу: документи, подані менш ніж за три дні до дня завершення перевірки, продовжують її строк.
Якщо документи втрачені
Пункт 44.5 дає порядок і три строки: пʼять днів на письмове повідомлення контролюючого органу з документами про подію, 90 календарних днів на відновлення з дня, наступного за днем надходження повідомлення, і перенесення строків перевірки до дати відновлення, але не більше ніж на 120 днів. Повторна втрата після використання права на відновлення означає, що документів не було на час складення звітності.
Що далі
Відновлення обліку за минулі періоди, коли документи є, а обліку немає, — це відновлення обліку, 3 000 ₴ за кожен рік. Перелік того, що збирається щомісяця, — на сторінці які документи потрібні бухгалтеру. Порядок передачі цих документів іншому бухгалтерові — на сторінці як передати облік.
Джерела
- Податковий кодекс України: підпункт 44.3.1 (2555 днів), підпункт 44.3.2 (1825 днів для осіб за пунктом 133.1 і юридичних осіб на спрощеній системі), підпункт 44.3.3 (1095 днів для інших документів), підпункт 44.3.4 (1095 днів для документів щодо іншого законодавства), абзаци пункту 44.3 після підпункту 44.3.4 (звідки лічити строки всього пункту; 1825 і 2555 днів та передача до архіву при ліквідації; продовження строків на період зупинення відліку строку давності), пункт 44.4 (перевірка, оскарження, суд), пункт 44.5 (пʼять днів, 90 днів, 120 днів), пункт 44.6, пункт 44.7 (три дні до завершення перевірки), пункт 102.3 (зупинення строку давності), пункт 121.1 (1 020 і 2 040 гривень), пункт 177.10 (документи про походження товару), пункт 296.1 (форма обліку доходів) — zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17
- Закон № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», стаття 2 частина 1: закон поширюється на юридичних осіб, філії та представництва — zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14
- наказ Міністерства фінансів від 13.05.2021 № 261: типова форма обліку доходів і витрат самозайнятих осіб — zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0865-21