Які документи потрібні бухгалтеру для ведення ФОП
Реєстраційних позицій чотири, і збираються вони один раз; первинні документи йдуть за кожен місяць і зберігаються 1095 днів. Реєстраційні — РНОКПП, відомості з ЄДР, витяг з реєстру платників єдиного податку і реквізити рахунку. У практиці ОРДІС я прошу їх на старті одним переліком.
Реєстраційні документи: один раз
- РНОКПП. Реєстраційний номер облікової картки платника податків потрібен у кожній формі звітності, тому він у переліку першим.
- Відомості з ЄДР. За статтею 11 частиною 1 Закону № 755-IV відомості Єдиного державного реєстру є відкритими і загальнодоступними, крім реєстраційних номерів облікових карток платників податків і паспортних даних. Частина 2 тієї ж статті дає безоплатний доступ через портал електронних сервісів до відомостей, потрібних для укладення цивільно-правових договорів. Тобто витяг замовляти не обовʼязково — достатньо самих відомостей.
- Витяг з реєстру платників єдиного податку. Пункт 299.9 Податкового кодексу: зареєстрований платник отримує витяг безоплатно та безумовно, строк — не більше одного робочого дня, а для того, хто щойно подав заяву про перехід на спрощену систему, — двох робочих днів. Витяг діє до внесення змін до реєстру, тобто перезамовляти його щороку не потрібно.
- Реквізити рахунку. Без виписок сума доходу не звіряється ні з чим.
Первинні документи: щомісяця
Пункт 44.1 Податкового кодексу забороняє формувати показники податкової звітності на підставі даних, не підтверджених первинними документами. Практично це означає, що щомісяця збирається:
- виписка за поточним рахунком за повний місяць, без пропусків;
- документи на реалізацію — видаткові накладні на товар і акти на роботи та послуги (що саме виписувати);
- фіскальні чеки ПРРО, якщо розрахунки готівкою або карткою проходять через нього;
- документи на витрати, якщо облік ведеться на загальній системі.
Перелік документів, якими підтверджуються витрати, названий у наказі Міністерства фінансів від 13.05.2021 № 261 прямо: платіжне доручення, прибутковий касовий ордер, квитанція, фіскальний чек, акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг) та інші первинні документи, що засвідчують факт оплати. Це закритого переліку не утворює, але дає межу: документ, який не засвідчує факт оплати, витрату не підтверджує.
Облік доходів: у якій формі його вести
Форма залежить від групи, і різниця тут не косметична.
| Хто | Форма обліку | Норма |
|---|---|---|
| ФОП першої і другої груп, третьої групи без ПДВ | довільна форма, помісячне відображення отриманих доходів | пункт 296.1 |
| ФОП третьої групи — платник ПДВ | типова форма і порядок, встановлені Міністерством фінансів | пункт 296.1, наказ № 261 |
| ФОП на загальній системі | облік доходів і витрат за типовою формою, з документами про походження товару | пункт 177.10, наказ № 261 |
Пункт 296.1 додає дві речі, які часто випадають. Перша: платник третьої групи веде облік доходів і витрат від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції окремо від обліку за іншими видами діяльності. Друга: облік може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет.
Порядок ведення типової форми уточнює ще два строки. Записи про доходи й документально підтверджені витрати робляться на підставі первинних документів за підсумками робочого дня, у якому дохід отримано або витрату понесено, — а не раз на квартал перед декларацією. В електронному вигляді форма ведеться у форматі таблиці Excel, крім випадку, коли облік ведеться засобами електронного кабінету.
Що бухгалтеру не передають
Кваліфікований електронний підпис. Стаття 12 частина 2 Закону № 2155-VIII зобовʼязує користувача електронних довірчих послуг забезпечувати конфіденційність та неможливість доступу інших осіб до особистого ключа. Замість передачі ключа оформлюється представництво за пунктом 19.2 Податкового кодексу — довіреністю, засвідченою відповідно до законодавства.
Скільки часу документи лишаються потрібними
Не менше 1095 днів — підпункт 44.3.3, і строк лічиться з дня подання звітності, для складення якої документи використані, а не з дати самого документа. Розкладка за видами документів і випадки, коли строк довший, — на сторінці первинні документи ФОП.
Що далі
Збирання цього переліку і заведення обліку з нуля — це постановка обліку, 1 200 ₴. Якщо облік уже вів хтось інший, порядок приймання розібраний на сторінці як передати облік новому бухгалтеру.
Джерела
- Податковий кодекс України: пункт 44.1 (заборона формувати показники звітності на непідтверджених даних), підпункт 44.3.3 (1095 днів), пункт 177.10 (облік доходів і витрат на загальній системі), пункт 296.1 (довільна форма для першої, другої і третьої груп без ПДВ; типова форма для третьої групи з ПДВ), пункт 299.9 (витяг з реєстру платників єдиного податку, один робочий день) — zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17
- Закон № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань», стаття 11 частини 1 і 2: відомості з Єдиного державного реєстру відкриті й загальнодоступні, крім реєстраційних номерів облікових карток і паспортних даних, а доступ до відомостей, потрібних для укладення цивільно-правових договорів, безоплатний через портал електронних сервісів — zakon.rada.gov.ua/laws/show/755-15
- наказ Міністерства фінансів від 13.05.2021 № 261: типова форма обліку доходів і витрат, записи за підсумками робочого дня, електронна форма, перелік документів, що підтверджують витрати — zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0865-21
- Закон № 2155-VIII, стаття 12 частина 2: обовʼязок забезпечувати неможливість доступу інших осіб до особистого ключа — zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19