Постановка обліку

Постановка обліку — це разова робота, з якої починається обслуговування. Вона потрібна у двох випадках: ви щойно зареєструвалися і обліку ще немає, або ви переходите від іншого бухгалтера і не знаєте, у якому стані справи. В обох випадках я спочатку дивлюся, що є фактично, і лише потім беру на себе щомісячну роботу.

Що входить у постановку обліку

• Реєстраційні дані. Звіряю КВЕДи, дату реєстрації та податкову адресу з тим, чим ви фактично займаєтеся. Дохід від діяльності, не зазначеної в реєстрі платників єдиного податку, оподатковується за ставкою 15 відсотків — пункт 293.4 Податкового кодексу.
• Система оподаткування. Перевіряю, у якій групі ви перебуваєте і за якою ставкою платите. Для третьої групи ставка залежить від того, зареєстровані ви платником ПДВ чи ні (пункт 293.3 Податкового кодексу). Тут же дивлюся, чи не наближається дохід до ліміту вашої групи (пункт 291.4): до суми перевищення застосовується ставка 15 відсотків, пункт 293.4.
• Єдиний внесок. На спрощеній системі внесок не може бути меншим за мінімальний страховий незалежно від того, був дохід чи ні (пункт 3 частини 1 статті 7 Закону № 2464-VI). Воєнне звільнення від внеску на 2026 рік призупинено (пункт 3 Прикінцевих положень Закону № 4695-IX) — це перше, що я перевіряю в тих, хто приходить від іншого бухгалтера.
• ПРРО. Чи потрібен він вам, чи зареєстрований, у кого доступ і хто фактично видає розрахункові документи.
• Стан подання за минулі періоди. Які декларації та звіти подано, які ні, чи є неузгоджені суми, недоплати й переплати.
• Працівники. Чи є оформлені особи, чи є кадрові документи, чи збігається нарахування з поданою звітністю.
• Обмін документами. Узгоджуємо канал звʼязку, який потім записується в договір (пункт 9.1), і порядок передачі: первинні документи, банківські виписки та договори надходять не пізніше 5 числа місяця, наступного за звітним (пункт 2.1).
• Електронний підпис. Ваш ключ я не зберігаю й не використовую без окремого письмового доручення, а за наявності доручення веду журнал операцій (пункт 2.5 договору).

Скільки це триває

Робота починається після підписання договору і сплати половини вартості наперед (пункт 5.5). Строк залежить від двох речей: як швидко надійдуть документи й доступи та скільки періодів уже минуло. Окремо потрібні документи для належної перевірки клієнта — за договором ви передаєте їх протягом пʼяти робочих днів із дня запиту (пункт 12.2, вимога Закону № 361-IX). Конкретний строк я називаю після того, як побачу обсяг. Обіцяти «за один день», не подивившись на стан справ, було б неправдою.

Орієнтир простий: постановка має бути завершена до початку першого місяця обслуговування, щоб перший же звітний період ішов уже за нормальним графіком.

Що ви отримуєте на виході

• Письмово зафіксовану вихідну точку: група, ставка, наявність реєстрації платником ПДВ, дата реєстрації.
• Графік звітності та сплат саме під вашу ситуацію, а не загальний календар.
• Перелік документів, які ви передаєте щомісяця, і строк передачі.
• Перелік розбіжностей і ризиків, які я побачила в минулих періодах, із поясненням, що з кожним робити.
• Узгоджений канал звʼязку та підписаний договір з обома додатками: переліком робіт і вартістю.

Чим постановка відрізняється від відновлення обліку

Постановка дивиться вперед: фіксує стан на сьогодні й налаштовує роботу на завтра. Відновлення обліку дивиться назад — це збирання первинних документів, перерахунок податків та уточнююча звітність за минулі періоди.

Це різні роботи з різною ціною. Відновлення обліку за минулі періоди виконується за окремим замовленням (Додаток № 1 до договору) і оплачується за кожен рік, який відновлюється; рядок є в прайсі. Постановка розбіжності знаходить і називає, але не виправляє. Якщо після неї видно, що потрібне відновлення, я кажу про це до початку робіт, а не в процесі.

Так само окремою роботою є перевірка роботи попереднього бухгалтера — коли треба не побачити загальний стан справ, а розібрати конкретний період по документах.

Чому вона потрібна навіть тому, хто просто хоче здавати звіти

Звіт складається не з форми, а з даних. Щоб скласти декларацію, треба знати групу, ставку, наявність реєстрації платником ПДВ, кількість працівників, наявність ПРРО і те, що вже подано за попередні періоди. Якщо цього не звірити на старті, перша ж декларація буде складена з чужих припущень, а відповідальність за неї лишиться на вас.

Тариф, за яким я тільки подаю звітність, а облік ведете ви, цього не скасовує: вихідні дані все одно мають бути звірені один раз. Саме тому за договором обслуговування розпочинається після оплати постановки обліку (пункт 5.3), і винятків тут немає.

Як замовити

Розмова про умови безкоштовна: ви розповідаєте ситуацію, я кажу, що входить у роботу і скільки вона коштує. Безкоштовних робіт з вашими документами не буває — це не жадібність, а межа: щойно я беру ваші документи, починається робота і відповідальність за договором.

Будь-яка робота з документами починається після підписання договору та ідентифікації клієнта, якої вимагає Закон № 361-IX. Оплата — за рахунком, безготівково; порядок описано на сторінці Як оплатити. Ціна постановки вказана вище, повний перелік робіт і цін — у прайсі.

Домовитися про розмову можна на сторінці Розмова про умови. Обслуговую дистанційно по всій Україні, у Кропивницькому можлива особиста зустріч.

Розбори про документи

• Які документи потрібні бухгалтеру — що передається один раз, а що щомісяця.
• Строк зберігання первинних документів — скільки років і звідки їх лічити.
• Видаткова накладна чи акт — який документ виписує ФОП і на що.

Обговорити умови