Видаткова накладна чи акт виконаних робіт: що виписує ФОП

Що відрізняє накладну від акта

• За договором купівлі-продажу продавець передає або зобовʼязується передати майно, тобто товар, у власність покупцеві (стаття 655 Цивільного кодексу). Момент, у який цей обовʼязок вважається виконаним, названий у статті 664: вручення товару покупцеві або надання товару в його розпорядження. Накладна фіксує саме цей момент.
• За договором підряду підрядник виконує роботу, а замовник зобовʼязується прийняти та оплатити виконану роботу (стаття 837). Стаття 853 робить приймання окремим обовʼязком: замовник має прийняти роботу, оглянути її і в разі виявлення недоліків негайно заявити про них, інакше він втрачає право посилатися на ці недоліки згодом. Акт — це те, чим приймання фіксують.
• За договором про надання послуг послуга споживається в процесі вчинення певної дії або здійснення певної діяльності (стаття 901). У главі про послуги, статтях 901–907, окремої статті про приймання, аналогічної статті 853, немає, тому підставою для акта тут є не Цивільний кодекс, а пункт 44.1 Податкового кодексу: без первинного документа показник звітності сформувати не можна.

Звідси практичне правило. Питання не в тому, який бланк звичніший, а в тому, що є предметом договору. Договір на постачання товару з актом виконаних робіт і договір на послуги з видатковою накладною — це розбіжність між документом і зобовʼязанням, і читає її не лише податковий інспектор, а й суд, коли справа доходить до стягнення оплати.

Шість реквізитів, без яких документ не документ

Стаття 9 частина 2 Закону № 996-XIV називає обовʼязкові реквізити первинного документа — паперового або електронного:

• назва документа, тобто форми;
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні операції.

Перелік називає реквізити, а не бланк: єдиного вигляду документа стаття 9 не встановлює. Тому назва — видаткова накладна, акт виконаних робіт, акт наданих послуг — обирається за предметом договору, а перевіряється документ за цими шістьма позиціями.

Зміна від 24 лютого 2026 року

Законом № 4791-IX від 24.02.2026 статтю 9 частину 2 доповнено абзацом, який знімає давню суперечку про односторонній акт; за прикінцевими положеннями того Закону він набрав чинності з першого числа місяця, наступного за місяцем опублікування, тобто з 1 квітня 2026 року, тому до документів за попередні періоди він не застосовується. Якщо первинний документ містить інформацію про дату або період надання послуг, виконання робіт чи найму, відсутність двох останніх реквізитів з боку замовника послуг або наймача не є порушенням вимог до оформлення документа — за двох умов: такий порядок документування передбачений договором, укладеним у письмовій формі, і операції відображаються в обліку в періоді їх здійснення.

Абзац має власні винятки, і вони названі в ньому прямо: він не поширюється на операції, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів, на найм державного або комунального майна, на договори будівельного підряду й проектно-вишукувальних робіт, на договори про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

Чому ФОП формально поза цим законом

За статтею 2 частиною 1 Закон № 996-XIV поширюється на юридичних осіб, створених за законодавством України, а також на філії та представництва іноземних юридичних осіб. Підприємець там не названий і бухгалтерського обліку в розумінні цього закону не веде.

Реквізити при цьому лишаються тими самими, і причина не в законі про облік, а в двох інших нормах. Пункт 44.1 Податкового кодексу вимагає від кожного платника податків вести облік на підставі первинних документів і забороняє формувати показники звітності на непідтверджених даних. А контрагент — юридична особа проводить отриманий документ у своєму обліку за статтею 9, і документ без реквізиту він не проведе.

Для платника ПДВ дата документа задає зобовʼязання

Пункт 187.1 Податкового кодексу визначає датою виникнення податкових зобовʼязань ту з двох подій, що сталася раніше: дату зарахування коштів від покупця або замовника чи дату відвантаження товарів, а для послуг — дату оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг. Тобто для послуг період визначає дата оформлення акта, і для акта в електронній формі той самий пункт додає це прямо: датою оформлення вважається дата складення, зазначена в самому документі, незалежно від дати накладення електронного підпису. Пункт 201.7 додає, що податкова накладна складається на кожне повне або часткове постачання, а також на суму, що надійшла як попередня оплата.

Коротко

Що далі

Розбір конкретного договору й документів під нього — це консультація, 500 ₴ за годину; повний перелік робіт і сум — у прайсі. Скільки років ці документи зберігаються, розібрано на сторінці первинні документи ФОП. Що з них передається бухгалтеру щомісяця — на сторінці які документи потрібні бухгалтеру.

Джерела

• Цивільний кодекс України: стаття 655 (купівля-продаж), стаття 664 (момент виконання обовʼязку передати товар), стаття 837 (підряд), стаття 853 (обовʼязок замовника прийняти роботу), статті 901–907 (глава про надання послуг, окремої статті про приймання послуги в ній немає) — zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15
• Закон № 996-XIV: стаття 2 частина 1 (закон поширюється на юридичних осіб), стаття 9 частина 2 (шість обовʼязкових реквізитів первинного документа і абзац, доданий Законом № 4791-IX від 24.02.2026, чинний з 01.04.2026) — zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14
• Податковий кодекс України: пункт 44.1 (облік на підставі первинних документів і заборона непідтверджених показників), пункт 187.1 (дата виникнення податкових зобовʼязань), пункт 201.7 (податкова накладна на кожне повне або часткове постачання і на аванс) — zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17