Як влаштована робота

Абонентське обслуговування — це не «телефонуйте, коли знадобиться». Це повторюваний місячний цикл із фіксованими датами, однаковими для всіх. Кожне правило нижче записане в договорі, який можна прочитати до підписання й до будь-якої оплати.

Ритм місяця: від 25 числа до 10

Дати 25 числа і 1–3 числа в договорі не записані: це мій внутрішній порядок, щоб документи не збиралися в останній день. Договором зафіксовано два строки — передати документи до 5 числа і сплатити до 10.

Якщо документи надходять пізніше 5 числа, строки моїх робіт продовжуються на строк затримки, і за наслідки такої затримки я не відповідаю (пункт 2.3 договору).

Акт, на який за пʼять робочих днів не надійшло ні підпису, ні вмотивованих заперечень, вважається підписаним (пункт 4.3 договору). Це не пастка, а те, що звільняє обидві сторони від переписки «а ви бачили акт за березень». Заперечення приймаються письмово, з конкретними недоліками й посиланням на пункти договору та Додатка № 1.

Перший місяць

Обслуговування починається не з підписання, а з постановки обліку — окремої разової роботи на старті (пункт 5.3 договору). Її ціна є в прайсі.

У постановку входить: прийняти справи, звірити дані в реєстрах, перевірити стан документів і поданої звітності, налаштувати облік і подання звітності далі. Перевірити, що саме подав попередній бухгалтер і чи правильно він це зробив, — уже окрема робота з прайсу, а не частина постановки. Після постановки місяць входить у звичайний ритм із таблиці вище.

До початку будь-якої роботи з вашими документами потрібні підписаний договір та ідентифікація. Це не моя вимога, а обовʼязок субʼєкта первинного фінансового моніторингу за Законом України № 361-IX. Документи для ідентифікації надаються протягом пʼяти робочих днів від дня запиту (пункт 12.2 договору).

Порядок кроків до першого рахунку такий. Розмова про умови, потім договір на підпис, потім ідентифікація, потім рахунок, оплата і робота. Рахунок я виставляю після підписання договору, не раніше. Це стосується і разових робіт. Як влаштована сама оплата — на сторінці як оплатити.

Як передаються документи

Через кабінет на сайті. Погоджений канал звʼязку названо в реквізитах договору; для документів ним є кабінет, а що лишається пошті — сказано нижче окремо.

Передання фіксується описом у довільній письмовій формі або повідомленням із переліком переданих документів. Якщо опису немає, доводити факт і обсяг передання доведеться вам (пункт 2.2 договору). Саме тому кабінет зручніший: він фіксує це сам.

Окремо про гроші: я не є розпорядником ваших коштів і не здійснюю платежів від вашого імені. Я розраховую суми податків і зборів та нагадую про строки, а сплачуєте ви самі (пункт 2.4 договору).

Що проходить через кабінет

Кабінет — закрита сторінка на цьому ж сайті, у яку ви входите своєю поштою і власним паролем. Через нього проходить усе, що має лишити слід.

• Документи. Первинні документи розкладені по місяцях, нові ви завантажуєте самі. Кожне завантаження фіксується датою й переліком — це і є опис передання, якого вимагає пункт 2.2 договору, тільки складати його руками не доводиться.
• Рахунки. Кожен рахунок за обслуговування видно разом зі станом оплати й реквізитами для переказу. Номер рахунка звіряється з тим, що опублікований у реквізитах: підроблений рахунок відрізняється саме номером.
• Акти. Акт приймання-передачі приходить у кабінет із кнопкою погодження і полем для вмотивованих заперечень. Строк на відповідь — пʼять робочих днів за пунктом 4.2 договору, і кабінет показує останній день, коли заперечення ще приймається.
• Календар. Найближчі податкові дати, відібрані під вашу форму бізнесу, із сумою до сплати й нормою, з якої ця сума виведена. Реквізитів для сплати податків тут немає: платите ви за реквізитами державного органу, а не за моїми.
• Листування. Питання й відповіді зберігаються поруч із документами, а не в месенджері, де через пів року їх уже не знайти.

Якщо ви ведете два бізнеси, підприємця й товариство, кабінет показує кожен окремо: документи не змішуються. Співробітник бачить лише тих клієнтів, яких веде; внутрішні замітки й воронка клієнту не показуються взагалі.

Як відкривається доступ

Доступ відкривається після підписання договору та ідентифікації, не раніше.

Я заводжу вас у довіднику й надсилаю на вашу пошту лист із посиланням. За посиланням ви ставите власний пароль: я його не знаю і знати не повинна. Посилання одноразове й діє добу; якщо цей час минув, замовте нове самі — «Забули пароль» на сторінці входу, і лист прийде на ту саму пошту.

При першому вході кабінет показує правила користування кабінетом і далі не пускає, доки ви їх не підтвердите. Підтвердження зберігає відбиток саме тієї редакції правил, яку ви бачили. Після правки правил підтвердження запитується ще раз: згода стосується конкретного тексту, а не назви сторінки.

Пароль ви змінюєте самі в кабінеті. Якщо він загубився, відновлення йде тим самим листом на вашу пошту.

Документи — через кабінет, пошта — для несуттєвого

Для документів погоджений канал — кабінет. Пошта лишається для того, що не має доказового значення: домовитись про час, поставити коротке запитання, попередити про затримку.

Виняток — відомості про стан здоровʼя. Листки непрацездатності в кабінет не завантажуються: передавайте їх тим каналом, який ми узгодили для кадрової роботи. Так само записано в правилах користування кабінетом, які ви підтверджуєте при першому вході.

Причина не в зручності. Пункт 2.2 договору покладає доведення факту й обсягу передання на того, хто передавав. У кабінеті цей опис складається сам; у пошті його треба складати руками, і саме його зазвичай не складають. Другий бік — персональні дані: у листі вони лежать у двох поштових скриньках і на кожному пристрої, де ці скриньки відкриті, а в кабінеті — в одному місці з обмеженим доступом.

Доки кабінет вам не відкрито, документи приймаються погодженим каналом з описом передання. Це робочий варіант, але доводити склад переданого в разі спору буде складніше, і зробити це доведеться вам.

Строки відповіді на запитання

Консультації з питань обліку входять в абонентську плату й даються в робочі дні: відповідь до кінця наступного робочого дня (Додаток № 1). Повідомлення, надіслане в погоджений канал, вважається отриманим наступного робочого дня незалежно від того, коли його прочитали (пункт 9.1 договору).

Це стосується питань у межах вашого обліку. Окрема година консультації та перевірка роботи попереднього бухгалтера — позиції прайсу. Роботи у вихідні та святкові дні на вимогу замовника оплачуються окремо за Додатком № 1.

КЕП: що я роблю і чого не роблю

Я не зберігаю і не використовую ваш особистий ключ кваліфікованого електронного підпису без окремого письмового доручення. Якщо доручення є, підпис застосовується виключно для подання вашої звітності, і я веду журнал операцій: дата, назва документа, отримувач. Доручення відкликається письмовим повідомленням у будь-який момент (пункт 2.5 договору).

Межі відповідальності

Я відповідаю за своєчасність і правильність складання та подання звітності на підставі документів, переданих у строк і в обсязі (пункт 7.1 договору). Я не відповідаю за наслідки зміни законодавства, зміни позиції контролюючих органів, зупинення реєстрації податкових накладних за критеріями ризиковості, дій банків і надавачів електронних довірчих послуг, недоступності державних реєстрів (пункт 7.5). Сукупний розмір відповідальності обмежено сумою оплати за три останні місяці обслуговування, що передували дню порушення; на умисне порушення це обмеження не поширюється (пункт 7.4).

Ці межі стоять у договорі до підписання, а не зʼясовуються після того, як щось сталося.

Що буває при простроченні оплати

• З першого по десятий календарний день прострочення — нагадування. Штрафні санкції не застосовуються (пункт 6.1).
• З одинадцятого дня я маю право зупинити надання послуг до повного розрахунку й нарахувати пеню в розмірі подвійної облікової ставки Національного банку України за кожен день прострочення (пункти 6.2 і 6.3).
• З тридцятого дня — право розірвати договір в односторонньому порядку, повідомивши за три робочі дні (пункт 6.5).

Зупинення робіт не зупиняє строків подання звітності, встановлених законом. Тому про будь-яку затримку краще сказати заздалегідь: строк платежу можна узгодити, а нарахування пені — моє право, а не обовʼязок. Порядок оплати описано на сторінці Як оплатити.

Як припинити співпрацю

Договір розриває будь-яка сторона письмовим повідомленням за тридцять календарних днів (пункт 15.3 договору, стаття 907 Цивільного кодексу України). Причину пояснювати не потрібно.

Протягом десяти робочих днів після припинення я передаю вам первинні документи, облікові регістри й подану звітність за актом приймання-передачі справ. Передання здійснюється після повного розрахунку за договором (пункт 15.4). Тобто ви йдете зі своїми документами на руках, а не з обіцянкою надіслати їх пізніше.

Якщо жодна сторона не заявила про припинення за тридцять днів до кінця строку, договір продовжується на наступний рік на тих самих умовах (пункт 15.2). Вартість переглядається не частіше одного разу на рік із письмовим попередженням за тридцять днів, а також у разі зростання фактичного обсягу документів або операцій більш ніж на тридцять відсотків проти обсягу, погодженого Додатком № 1 (пункт 15.5).

Конфіденційність діє й після припинення договору: три роки (пункт 10.3), а документи зберігаються не менше пʼяти років після припинення ділових відносин (пункт 10.4).

Перш ніж підписувати

Договір, обидва додатки, форму акта й угоду про нерозголошення можна прочитати наперед. Якщо в цьому ритмі щось не підходить під ваш бізнес, це видно ще на розмові про умови — вона безкоштовна й ні до чого не зобовʼязує.