Що спитати в бухгалтера до підписання договору: сім питань

Нижче сім питань, які варто поставити бухгалтеру до підписання договору. Критерій хорошої відповіді один: вона є числом, строком або посиланням на пункт договору. Відповідь у формі опису ставлення до роботи означає, що обсяг не визначений.

1. Що саме входить у місячну плату і де це записано

Правильна відповідь — перелік робіт додатком до договору. У договорі ОРДІС це Додаток № 1 із семи пунктів, розібраний із межами обсягу на сторінці що входить в абонентське бухгалтерське обслуговування. Якщо перелік існує тільки в листуванні або в описі на сайті, він не є частиною домовленості.

Уточнення, яке варто зробити одразу: чи входить у плату подання звітності за минулі періоди, якщо виявиться, що вона не подана.

2. Скільки операцій включено і скільки коштує операція понад ліміт

Операція — це один зафіксований факт господарської діяльності, підтверджений первинним документом: банківською випискою щодо конкретного платежу, видатковою накладною, актом наданих послуг, фіскальним чеком.

В ОРДІС в абонплату входить ведення обліку доходів і витрат до 20 операцій на місяць, кожна наступна коштує 50 ₴. Свою фактичну кількість операцій підприємець може порахувати за виписками за три попередні місяці — і одразу побачити реальну суму, а не рекламну.

3. Що буде, якщо звітність не подана вчасно

Питання незручне, тому його і варто поставити. Відповідь має розділяти дві ситуації.

Перша: документи передані вчасно, звітність не подана. Друга: документи передані із запізненням або не передані взагалі. У другому випадку жоден бухгалтер не може відповідати за строк, і чесна відповідь звучить саме так.

Санкція в обох випадках однакова за розміром: 340 грн за кожен випадок неподання або несвоєчасного подання декларації, 1 020 грн за повторне порушення протягом року — пункт 120.1 Податкового кодексу. Тому в договорі має бути записано, у який строк підприємець передає документи, а в який бухгалтер подає звітність.

4. У який строк я отримаю відповідь на питання

Формулювання «на звʼязку завжди» не є строком. Строк — це «у робочі дні, з відповіддю до кінця наступного робочого дня». Саме так записано в Додатку № 1 договору ОРДІС.

Строк важливий не для комфорту, а для рішень: питання про те, чи можна прийняти оплату на рахунок сьогодні, втрачає сенс через три дні.

5. Хто має доступ до мого електронного підпису

Кваліфікований електронний підпис — це особистий підпис підприємця. Питання має два боки: де зберігається ключ і хто, крім бухгалтера, має до нього доступ.

Прийнятна відповідь описує порядок: у кого ключ, як передається, що відбувається з ним після припинення договору. Відповідь «не хвилюйтеся» прийнятною не є.

6. Що я отримую щомісяця як підтвердження роботи

В ОРДІС це щомісячний звіт про виконані роботи до 5 числа. Звіт відповідає на три питання: що подано, що сплачено, що робиться далі.

Без такого документа підприємець дізнається про стан своїх справ тільки тоді, коли надходить податкове повідомлення.

7. Що станеться при припиненні договору

Питання про вихід ставиться на вході. Відповідь має містити перелік: які документи передаються, у якому вигляді, за який строк і чи фіксується передача актом.

Практичний орієнтир: передаються первинні документи, подані декларації з квитанціями про прийняття, розрахунки, кадрові документи, реєстраційні дані ПРРО, електронні бази. Передача оформлюється переліком, який підписують обидві сторони; повний перелік і строки — на сторінці як передати облік новому бухгалтеру.

Що робити з відповідями

Сім відповідей утворюють картину, яку можна порівнювати. Порівнювати варто не розмір абонплати, а повну суму: абонплата плюс надбавки за працівників, ПРРО, реєстрацію податкових накладних, плюс вартість операцій понад ліміт. З чого ця сума складається за рік — на сторінці скільки коштує бухгалтер для ФОП.

Розмова про умови і розрахунок вартості не оплачуються. Оплачується робота з документами.