ПРРО і відключення світла: резервний діапазон фіскальних номерів

Програмний реєстратор розрахункових операцій, скорочено ПРРО, працює без звʼязку з фіскальним сервером тільки за однієї умови: діапазон резервних фіскальних номерів отримано заздалегідь. Без нього в офлайні чек сформувати нічим, і продаж під час відключення світла стає незаконним. Отримати діапазон у момент, коли світло вже зникло, неможливо. Кому з підприємців реєстратор потрібен узагалі й з чого виникає обовʼязок — на сторінці чи потрібне ПРРО ФОП.

Що таке резервний діапазон

Кожен фіскальний чек має фіскальний номер, який у звичайному режимі присвоює фіскальний сервер. Коли звʼязку немає, номери беруться з попередньо отриманого діапазону, а чек формується з ознакою офлайн-режиму. Після відновлення звʼязку ПРРО автоматично переходить в онлайн і передає накопичені чеки на сервер.

Отже, послідовність тільки одна: спочатку діапазон, потім відключення. Зворотний порядок не працює.

Скільки можна працювати в офлайні

За загальним правилом — не більше 36 годин поспіль і не більше 168 годин протягом календарного місяця. Це абзаци третій і четвертий статті 5 Закону № 265/95-ВР про застосування реєстраторів розрахункових операцій.

На період дії воєнного, надзвичайного стану або обставин непереборної сили ці строки можна перевищувати: пункт 13 розділу II Прикінцевих положень того самого закону прямо дозволяє проведення розрахункових операцій в офлайні та використання фіскальних номерів із діапазону з перевищенням строків, встановлених абзацами третім і четвертим статті 5.

Дозвіл стосується саме строків. Решта обовʼязків залишається: чек видається покупцеві, формується з ознакою офлайн-режиму, після відновлення звʼязку передається на сервер.

Штрафи діють у повному розмірі

Мораторій на санкції за порушення у сфері реєстраторів розрахункових операцій закінчився. З 1 серпня 2025 року штрафи застосовуються повністю:

• Проведення розрахунків без реєстратора або невидача фіскального чека вперше — 100 відсотків вартості проданих з порушенням товарів і послуг.
• Те саме повторно — 150 відсотків вартості.

Санкції не застосовуються до субʼєктів, які перебувають на тимчасово окупованих територіях і на територіях активних бойових дій, крім операцій з підакцизними товарами.

Ці два числа пояснюють, чому резервний діапазон коштує уваги більше, ніж здається: один день торгівлі без чеків обходиться дорожче за річне обслуговування ПРРО.

Що зробити заздалегідь

• Отримати діапазон резервних фіскальних номерів. Це робиться один раз, у спокійний час.
• Перевірити, що ПРРО встановлено на пристрої з автономним живленням: ноутбук, планшет або телефон із зарядом.
• Забезпечити резервний канал звʼязку — мобільний інтернет незалежно від дротового.
• Перевірити роботу офлайн-режиму до того, як він знадобиться: сформувати тестовий чек і переконатися, що номер береться з діапазону.
• Написати касиру коротку інструкцію на одну сторінку: що натискати, коли зникає світло, і що робити, коли воно зʼявляється.

Порядок дій під час відключення

Працювати в офлайні. Кожному покупцеві видавати чек — він формується з ознакою офлайн-режиму і є повноцінним фіскальним чеком. Після відновлення звʼязку переконатися, що всі накопичені чеки передані на фіскальний сервер, а не залишилися в черзі.

Окремо про поширену помилку: не переходити на розрахункову книжку і книгу обліку розрахункових операцій «за звичкою». Це самостійний режим із власними умовами застосування, а не універсальна заміна ПРРО на час відключення.

Звіт про використання реєстраторів

Звіт ЗВР-1 подається не пізніше 15 числа місяця, наступного за звітним, — пункт 7 статті 3 Закону № 265/95-ВР. Сама норма містить застереження: якщо дані передаються дротовими або бездротовими каналами звʼязку, окремий звіт не подається. Для користувачів ПРРО, які працюють онлайн, це і означає, що подавати його не потрібно.

Скільки це коштує

Ведення ПРРО в ОРДІС — надбавка 400 ₴ на місяць до абонентської плати. Налаштування до відключень, тобто отримання резервного діапазону, перевірка офлайн-режиму та інструкція для касира, входить у цю роботу, коли ПРРО вже на обслуговуванні. Якщо облік веде інший бухгалтер, це окрема робота з прайсу — налаштування ПРРО, 1 500 ₴ за один реєстратор: реєстрація в кабінеті ДПС, підпис касира, налаштування програми й перший тестовий чек.