Що робить ФОП, який найняв першого працівника

Три документи, без яких працівника не допускають до роботи

Стаття 24 КЗпП називає випадки, коли письмова форма трудового договору обовʼязкова, і серед них — укладення трудового договору з фізичною особою. ФОП і є така фізична особа, тому домовленість про зарплату й графік на словах цієї вимоги не виконує: договір складається у письмовій формі.

Далі та сама стаття забороняє допуск до роботи, поки немає повного набору: «Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообовʼязкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України».

Цей порядок — постанова Кабінету Міністрів від 17.06.2015 № 413. Повідомлення подається за формою додатка 1 до територіального органу ДПС за місцем обліку роботодавця як платника єдиного внеску, засобами електронного звʼязку з електронним підписом; якщо технічної можливості немає — у формі документа на папері разом з електронною копією. Строк у нормі один: до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором.

Що працівник має почути до початку роботи

Стаття 29 КЗпП покладає на роботодавця обовʼязок поінформувати працівника до початку роботи, і перелік у ній закритий: місце роботи й трудова функція, дата початку роботи, робоче місце та засоби для роботи, права й обовʼязки та умови праці, правила внутрішнього трудового розпорядку або режим роботи, тривалість робочого часу й відпочинку, інструктаж з охорони праці, організація професійного навчання, тривалість щорічної відпустки, умови й розмір оплати праці, строки попередження про припинення договору. Про небезпечні та шкідливі виробничі фактори, які ще не усунуто, працівник інформується під підпис.

Зарплата: розмір і дати виплати

Мінімальна зарплата — державна соціальна гарантія, обовʼязкова і для фізичних осіб, які використовують працю найманих працівників (стаття 95 КЗпП). Її розмір — 8 647 ₴.

Стаття 115 КЗпП задає ритм виплат: не рідше двох разів на місяць через проміжок, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, і не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. Якщо день виплати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, зарплата виплачується напередодні. Зарплата за час щорічної відпустки виплачується до початку відпустки, якщо інше не передбачено трудовим або колективним договором.

Податки й внески з зарплати: ставки, хто утримує, коли платити

Із зарплати працівника ФОП рахує три платежі.

• Податок на доходи фізичних осіб — 18 відсотків бази оподаткування щодо доходів, нарахованих у звʼязку з трудовими відносинами (пункт 167.1 ПКУ). Утримує його роботодавець як податковий агент за рахунок такого доходу (підпункт 168.1.1) і перераховує до бюджету під час виплати доходу єдиним платіжним документом (підпункт 168.1.2). Якщо дохід нараховано, але не виплачено, податок перераховується у строки, встановлені для місячного податкового періоду (підпункт 168.1.5).
• Військовий збір — 5 відсотків доходу фізичної особи (підпункт 1 підпункту 1.3 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ). Нарахування, утримання та сплата йдуть у порядку розділу IV, тобто разом із податком на доходи.
• Єдиний внесок — 22 відсотки бази нарахування, якою є сума нарахованої зарплати (частина пʼята статті 8 і стаття 7 Закону № 2464-VI). Якщо база нарахування не перевищує розміру мінімальної зарплати, внесок рахується як добуток мінімальної зарплати і ставки (та сама частина пʼята статті 8): неповний робочий день за основним місцем роботи не опускає внесок нижче цього рівня. На доходи не за основним місцем роботи ставка застосовується до бази незалежно від її розміру. Внесок сплачується одночасно з кожною виплатою зарплати, а гранична дата — не пізніше 20 числа наступного місяця (частина восьма статті 9 того самого Закону).

Дати сплати за місяцями зібрані в податковому календарі третьої групи.

Звітність: ФОП подає розрахунок за квартал

Пункт 51.1 ПКУ в редакції Закону № 4536-IX від 16.07.2025 розділив податкових агентів за періодом. Фізичні особи — підприємці подають податковий розрахунок сум доходу, нарахованого на користь фізичних осіб, сум утриманого податку й нарахованого єдиного внеску у строки, встановлені для податкового кварталу, з розбивкою по місяцях звітного кварталу. Решта податкових агентів звітують за податковий місяць. Те саме правило продубльовано в підпункті «б» пункту 176.2.

Строк для квартального періоду — 40 календарних днів після останнього дня кварталу (підпункт 49.18.2). Розрахунок подається лише в разі нарахування доходів фізичній особі протягом звітного періоду.

Скільки працівників дозволяє група єдиного податку

Пункт 291.4 ПКУ ставить різні умови:

• перша група — підприємці, які не використовують працю найманих осіб;
• друга група — кількість осіб у трудових відносинах одночасно не перевищує 10;
• третя група — кількість осіб у трудових відносинах не обмежена.

Для ФОП першої групи наймання працівника означає вихід за умови групи, тому питання групи вирішується до подання повідомлення, а не після нього.

Відповідальність за роботу без оформлення

Стаття 265 КЗпП за фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору з виплатою зарплати без нарахування єдиного внеску й податків установлює штраф у десятикратному розмірі мінімальної зарплати за кожного працівника, «а до юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців, які використовують найману працю та є платниками єдиного податку першої — третьої груп, застосовується попередження». За те саме порушення повторно протягом двох років норма називає тридцятикратний розмір мінімальної зарплати, і попередження в цьому абзаці вже не згадується. Порушення строків виплати зарплати більш як за один місяць — трикратний розмір, недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці — двократний розмір за кожного працівника.

На час воєнного стану до цих розмірів додається стаття 16 Закону № 2136-IX: якщо припис про усунення порушень, виявлених під час позапланового заходу державного нагляду, виконано в повному обсязі та у встановлений строк, штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовуються.

Підпункт 80.2.7 ПКУ називає інформацію про використання праці найманих осіб без належного оформлення трудових відносин однією з підстав фактичної перевірки.

Облік трудової діяльності й трудова книжка

Стаття 48 КЗпП: облік трудової діяльності працівника ведеться в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообовʼязкового державного соціального страхування. Паперова трудова книжка оформляється роботодавцем на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, — не пізніше пʼяти днів після прийняття на роботу.

Що з цього роблю я

Складаю трудовий договір і наказ про прийняття, подаю повідомлення до ДПС до початку роботи, веду кадрові накази й документи, рахую зарплату, податок на доходи, військовий збір і єдиний внесок, подаю квартальний податковий розрахунок і тримаю дати сплати.

Частину цих чисел можна порахувати й самому, не залишаючи контактів: строк відпустки — калькулятором відпустки, норму робочих днів місяця — калькулятором робочих днів, суму індексації заробітної плати — калькулятором індексації.

Абонентська плата за третю групу — 1 250 ₴, надбавка за кожного працівника понад першого — 300 ₴. Решта рядків — у прайсі.

Що далі

Обслуговування ФОП третьої групи — обсяг робіт і плата за місяць. Податковий календар третьої групи — дати сплати податків із зарплати й подання розрахунку. Скільки днів відпустки належить — норма за статтею 6 Закону «Про відпустки» і три підстави для додаткової. Норма робочого часу на 2026 рік — готова таблиця робочих днів і годин по місяцях.

Джерела

• Кодекс законів про працю: стаття 24 (письмова форма договору з фізичною особою, заборона допуску до роботи без наказу й повідомлення), стаття 29 (що роботодавець повідомляє до початку роботи), стаття 48 (облік трудової діяльності, трудова книжка на вимогу), стаття 95 (мінімальна зарплата як державна гарантія), стаття 115 (строки виплати), стаття 265 (відповідальність, попередження для платників єдиного податку першої — третьої груп) — zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08
• постанова Кабінету Міністрів від 17.06.2015 № 413: повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою додатка 1, строк — до початку роботи — zakon.rada.gov.ua/laws/show/413-2015-%D0%BF
• Податковий кодекс: пункт 167.1 (ставка 18 відсотків), підпункти 168.1.1, 168.1.2 і 168.1.5 (утримання та строк сплати), пункт 51.1 і підпункт «б» пункту 176.2 (квартальний розрахунок для ФОП як податкового агента), підпункт 49.18.2 (40 днів), пункт 291.4 (кількість найманих осіб за групами), підпункт 80.2.7 (фактична перевірка за інформацією про неоформлену працю), підпункт 1.3 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ (військовий збір 5 відсотків) — zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17
• Закон № 2464-VI: частина пʼята статті 8 (ставка 22 відсотки й мінімальна база), стаття 7 (база нарахування), частина восьма статті 9 (сплата з кожною виплатою, гранична дата — 20 число наступного місяця) — zakon.rada.gov.ua/laws/show/2464-17
• Закон № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»: стаття 16 (штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовуються, якщо припис виконано в повному обсязі та у встановлений строк) — zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20