Правила користування кабінетом

Коротко

Це короткий переказ. Повний текст — нижче, і в разі розбіжності діє він разом із договором.

• Кабінет — робоче місце, а не сховище: надсилайте лише те, що стосується вашого обліку.
• Логін і пароль персональні. Дії під ними вважаються вашими, доки ви не повідомите мене про втрату доступу.
• Не надсилайте медичні документи, відомості військового обліку й чужі документи без підстави: зайве я видаляю і повідомляю вас.
• Ваших документів не бачить жоден інший клієнт, а кожне їх відкриття потрапляє в журнал.
• Передання фіксує опис, який кабінет складає сам. Це ваш доказ передання — зберігайте його.
• За достовірність переданих документів відповідаєте ви. Після припинення договору у вас 10 робочих днів на вивантаження, далі обліковий запис вимикається.

Кабінет — це робоче місце, а не сховище. Чим менше в ньому зайвого, тим менша шкода в разі будь-якого інциденту. Ці правила саме про це.

Правила діють разом з Умовами користування сайтом і з договором. Там, де вони суперечать договору, діє договір.

Чинна редакція і всі попередні зберігаються разом із контрольною сумою кожної. Підтверджуючи правила в кабінеті, ви підтверджуєте саме той текст, чия сума показана в кабінеті поруч із ними; текст попередньої редакції надішлю на запит — напишіть на admin@ordisoblik.com.ua.

Доступ

Обліковий запис створюю я після укладення договору. Самостійної реєстрації немає.

Логін і пароль персональні. Не передавайте їх нікому — ні бухгалтеру, який вас заміщує, ні помічнику, ні родичу. Якщо доступ потрібен ще комусь, скажіть мені, і я створю окремий обліковий запис: тоді в журналі буде видно, хто саме що робив.

Дії, вчинені в кабінеті з використанням вашого логіна і пароля, вважаються вашими діями — до моменту, коли я отримаю від вас повідомлення про компрометацію доступу.

Якщо ви припускаєте, що пароль став відомий комусь ще, негайно напишіть на admin@ordisoblik.com.ua. Що я роблю після такого повідомлення і в які строки — розділ «Безпека доступу» в Умовах користування.

Що можна завантажувати

Первинні документи, банківські виписки, договори, кадрові документи і відомості, необхідні для ведення вашого обліку та складання звітності. Тобто те, що прямо стосується предмета договору.

Формати: PDF, JPG, PNG, а також файли облікових програм і формати електронної звітності. Обмеження на розмір файла показане у формі завантаження.

Чого завантажувати не треба

Документи, які не стосуються обслуговування: медичні довідки, не повʼязані з лікарняними; копії документів членів родини; особисте листування; документи інших осіб без підстави; скани цілих папок «щоб було».

Якщо я побачу такі файли, я їх видалю і повідомлю вас. Це не цензура, а мінімізація. Кожен зайвий документ у системі — це зайвий обсяг у разі будь-якого інциденту і зайва обробка персональних даних, для якої немає ані мети, ані підстави.

Заборонено завантажувати виконуваний код, архіви з макросами та будь-які файли, що містять шкідливе програмне забезпечення.

Про дані ваших працівників

Для нарахування зарплати і кадрового обліку потрібні персональні дані ваших працівників. Ролі розподілені так:

• володільцем цих даних є ви як роботодавець;
• я є розпорядником: обробляю їх від вашого імені, за договором, укладеним у письмовій формі, і лише в обсязі, потрібному для послуги.

Це стаття 4 Закону України «Про захист персональних даних» № 2297-VI і пункт 11.2 договору.

Правову підставу для передання цих даних мені забезпечуєте ви. Підписуючи договір, ви це підтверджуєте (пункт 3.1 «г» і пункт 11.3). Практично це означає: працівників треба поінформувати, що облік веде зовнішній бухгалтер.

Окрема згода кожного працівника при цьому не потрібна і не запитується. Підставою є ваш обовʼязок як роботодавця за законом, а не згода. Це не спрощення для мене, а правильна конструкція: згода, надана працівником роботодавцю, і так не була б вільним волевиявленням, а відкликана згода зупинила б обробку, яку зупиняти не можна, бо вона обовʼязкова за законом.

Дані про лікарняні

Відомості з листків непрацездатності — це дані про стан здоровʼя, і в кабінет їх завантажувати не треба. Передавайте такі документи тим каналом, який ми узгодили для кадрової роботи.

Кажу прямо, як є: технічно кабінет прийме будь-який файл дозволеного типу. Це моє робоче правило, а не перешкода в коді, і видавати одне за інше я не буду.

Відомостей військового обліку в системі немає

Практика займається бухгалтерією, а не кадровою роботою з військовим обліком. Таблиці для цих даних немає, поля для них немає, приймати їх нема куди — і це не режим захисту, а відсутність самої категорії.

Не надсилайте в кабінет ані документів військового обліку, ані висновків військово-лікарських комісій, ані відомостей про придатність до військової служби.

Довідку про середню заробітну плату я формую виключно з фактично нарахованих сум. Підняти цифру «щоб пройшло за критеріями» неможливо технічно: у формі немає поля для ручного введення підсумкової суми. Я цього не робитиму за жодних умов і за жодну оплату.

Ваша відповідальність за зміст

Ви відповідаєте за достовірність, повноту і законність джерела походження документів, які передаєте (пункт 7.8 договору).

Я не перевіряю реальність господарських операцій. Я відображаю в обліку те, що підтверджено документами. Якщо документ не відповідає дійсності, наслідки лягають на того, хто його склав і передав.

Якщо в переданих документах я бачу очевидну помилку або суперечність, я повідомляю вас письмово. Якщо ви наполягаєте на відображенні всупереч моїй письмовій рекомендації, за наслідки такого рішення я не відповідаю (пункт 7.6 договору).

Що я роблю з вашими документами

• Обробляю в обсязі, потрібному для послуги.
• Зберігаю на сервері з розмежуванням доступу: інші клієнти ваших документів не бачать і не можуть побачити.
• Не передаю нікому, крім випадків, прямо передбачених законом. Перелік — у Політиці конфіденційності.
• Зберігаю у строки, встановлені законом. Строки різні для різних категорій і рахуються від різних дат; таблиця — там само.

Кожне відкриття вашого документа потрапляє в журнал. Це вимога до роботи з вашими даними, а не спостереження за вами.

Опис переданих документів

Передання документів фіксується описом із переліком переданого (пункт 2.2 договору). Опис кабінет складає сам: у ньому те, що ви надіслали за період, з датою і часом кожного файла.

Це ваш доказ передання. За відсутності опису або повідомлення в погодженому каналі обовʼязок доводити факт і обсяг передання лежить на вас — так само за пунктом 2.2. Тому опис варто зберігати.

Що зберігається у вашому браузері

Кабінет не зберігає у браузері нічого, крім вибраної теми оформлення. Ні документів, ні сум, ні номерів, ні даних працівників, ні паролів.

Це зроблено навмисно: компʼютер може бути спільним, а дані в кабінеті — чужі, не тільки ваші.

Повний перелік і кнопка очищення: Правила використання даних у браузері.

Після припинення договору

Протягом 10 робочих днів після припинення договору я передаю вам первинні документи, облікові регістри та подану звітність за актом приймання-передачі справ (пункт 15.4 договору). Стільки ж у вас є на вивантаження документів із кабінету.

Після цього обліковий запис деактивується.

Оригінали ваших документів я повертаю незалежно від стану розрахунків. Складені мною облікові регістри та звітність, якщо вони не оплачені, передаються після повного розрахунку.

Що я зобовʼязана зберігати і після припинення договору — і чому я не зможу це видалити навіть на вашу вимогу — у Політиці конфіденційності, розділ «Ваші права».

Відповідальність за збереження документів після їх повернення переходить до вас: частина третя статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV покладає її на керівника або власника.

Технічні правила

• Не намагайтеся отримати доступ до чужих облікових записів або до службових частин системи.
• Не використовуйте автоматизовані засоби для масового завантаження або вивантаження без попередження мене.
• Про будь-яку знайдену вразливість напишіть на admin@ordisoblik.com.ua. Того, хто повідомив добросовісно, я не переслідуватиму.

Питання: admin@ordisoblik.com.ua